Внутренние справочники — скрытые герои бизнеса. Они держат на себе повседневные процессы, но часто сами становятся причиной хаоса: дублируются, устаревают, противоречат друг другу. Как навести порядок, чтобы эти данные работали на бизнес?
Что такое НСИ?
Нормативно-справочная информация — это те самые данные, которые связывают системы и людей внутри компании. Без них ничего не получится: ни отправить заказ, ни посчитать отчетность.
Примеры НСИ повсюду: адреса филиалов компании с адресами и контактами, каталог товаров и услуг, классификаторы, внутренние стандарты и реестры, структура подразделений. Но вот проблема: за этими данными надо следить, а бизнес занят более горящими задачами.
Чем грозит хаос в справочниках?
Без порядка в НСИ бизнес ждет не только головная боль, но и прямые финансовые и репутационные потери. Вот реальные примеры:
Банковская «игра в испорченный телефон»
Каждое подразделение одного банка использовало собственный справочник филиалов:
эксплуатация считала филиал объектом недвижимости,
бухгалтерия видела в нем только строки баланса,
HR воспринимал как локацию для сотрудников.
Когда понадобилось провести реструктуризацию, никто не смог быстро ответить, где находятся филиалы, кто за них отвечает и какие данные актуальны. Итог: задержки в принятии решений и дополнительные расходы.
Страховая аналитика, которая подвела
CRM страховой компании полагалась на устаревший справочник клиентов и некорректные данные по типам страхования. В результате маркетинговый отдел не смог точно сегментировать аудиторию, а продажи предложили клиентам неподходящие продукты. Потеряны месяцы работы и доверие клиентов.
Подробнее рассказали об этих кейсах на вебинаре «Контроль над хаосом: как управлять НСИ с пользой для бизнеса».
Как упорядочить внутренние справочники?
Победить путаницу реально, если системно подойти к вопросу. Мы разработали коробку-решение — «Перекодер», который помогает крупным компаниям быстро снять этот вопрос с повестки. Что для этого нужно:
Шаг 1. Найти внутри команду, которая будет драйвить изменения (обычно это самое сложное).
Шаг 2. Выбрать качественную систему управления справочниками (Reference Data Management, RDM) или сразу связаться с нами по поводу «Перекодера».
Шаг 3. Продумать, как выстроить процесс работы с НСИ и какие интеграции со внутренними системами будут нужны. А еще важно выбрать подход к хранению НСИ. Есть два варианта:
| Централизованное хранение | Распределенное хранение |
Этот метод подходит компаниям, которые хотят стандартизировать работу с данными. - единый справочник с эталонными значениями, Плюс: единый источник правды для всех. | Подходит для компаний с гибкими структурами, где данные сильно различаются. - создание эталонных справочников, Плюс: минимальные изменения в привычной работе. |
Как выбрать подход?
Если ваш бизнес стремится к единым стандартам, выбирайте централизованное хранение.
Если у вас сложная структура с самостоятельными подразделениями, распределенное хранение станет оптимальным выбором.
Шаг 4. Внедрить и радоваться.
Зачем управлять НСИ?
В крупной компании невозможно упорядочить работу со справочниками точечно, нужен комплексный подход. Зато когда они работают вместе четко и слаженно, бизнес-процессы не застревают, аналитика становится точнее, а автоматизация и интеграции даются легче.
У вас есть вопросы или идеи, как улучшить работу с НСИ? Пишите на sergeyiva@hflabs.ru — буду рад обсудить кейсы и поделиться опытом.
